4 chi phí phát sinh nhiều nhất khi mua thiết bị cứu sinh

Bạn nghĩ rằng tìm được nơi bán thiết bị cứu sinh với mức giá rẻ nhất là đã tối ưu chi phí? Thực tế, giá niêm yết chỉ là phần nổi của “tảng băng” mà bạn nhìn thấy. Bên dưới đó, có những khoản chi phí âm thầm bào mòn ngân sách và làm chậm tiến độ khai thác tàu.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng điểm qua 4 loại chi phí phát sinh nhiều nhất mà các chủ tàu và đại lý từng phải đối mặt khi mua thiết bị cứu sinh.

Chi phí do thiết bị cứu sinh kém chất lượng

Nhiều chủ tàu lựa chọn mua thiết bị cứu sinh giá rẻ để tiết kiệm chi phí ban đầu. Tuy nhiên, thực tế cho thấy phần lớn các sản phẩm giá thấp bất thường lại không rõ nguồn gốc và không trải qua quy trình kiểm tra, thử nghiệm theo tiêu chuẩn quốc tế.

Chỉ sau một thời gian ngắn sử dụng, những thiết bị này có thể gặp sự cố như hỏng hóc cơ khí, giảm khả năng nổi, hoặc mất hoàn toàn chức năng trong tình huống khẩn cấp. Khi đó, việc sửa chữa hoặc thay mới là điều khó tránh, kéo theo nhiều khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) đã cảnh báo tình trạng thiết bị cứu sinh giả và kém chất lượng tràn lan trên thị trường. Những sản phẩm này tuy có giá rẻ nhưng luôn tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn vì không trải qua thử nghiệm khắt khe.

Đáng lo ngại hơn, có trường hợp thiết bị cứu sinh đã qua sử dụng hoặc hết hạn từ tàu bị tháo nhãn gốc, làm sạch, rồi gắn nhãn giả với ngày sản xuất và hạn sử dụng mới như áo phao cứu sinh, tín hiệu đèn áo phao, tín hiệu khói, đèn phao tròn,… (Tìm hiểu thêm: Awareness of Counterfeit and Substandard Life-Saving Appliances)

Việc phát hiện và thay thế các thiết bị cứu sinh kém chất lượng không chỉ tiêu tốn chi phí mua hàng mới mà còn kéo theo nhiều hệ quả khác:

• Chi phí thay/sửa khẩn cấp và vận chuyển thiết bị thay thế tới cảng để khắc phục ngay.
• Chi phí do tàu bị giữ (detention) hoặc chậm chuyến: mất doanh thu, bồi thường hợp đồng, tăng phí cảng.
• Chi phí pháp lý và phạt hành chính (tùy quy định từng quốc gia).
• Chi phí tăng phí bảo hiểm hoặc gặp khó khi yêu cầu bồi thường nếu không chứng minh được thiết bị là hàng chính hãng.
• Chi phí tái mua hàng đạt chuẩn và xử lý (tiêu hủy) các thiết bị bị tịch thu.
• Thiệt hại về an toàn và nhân mạng – không thể đo đếm bằng tiền nhưng là mất mát lớn nhất.
• Tổn thất uy tín: khách hàng, đối tác mất niềm tin, ảnh hưởng hợp đồng lâu dài.

Ở Hoa Kỳ, luật và quy định liên quan đến an toàn hàng hải cho phép hình phạt dân sự (civil penalties) với mức tối đa có thể lên đến con số hàng chục nghìn đô la (tùy loại vi phạm, căn cứ điều luật), và có những quy định cho phép phạt rất cao trong trường hợp vi phạm yêu cầu của COTP (Captain of the Port) — các mức tối đa có thể khác nhau theo từng điều khoản.

Ví dụ, Theo hướng dẫn Notice of Violation (NOV), vi phạm quy định trang bị thiết bị nổi cứu sinh theo 33 CFR 144.01-10 có mức phạt từ 500 USD (lần đầu) đến 3.000 USD (lần tiếp theo), và tối đa có thể lên đến 30.000 USD.

So với khoản đầu tư ban đầu cho thiết bị đạt chuẩn, số tiền bỏ ra để khắc phục hậu quả thường cao hơn nhiều lần. Ngoài thiệt hại về tài chính, rủi ro lớn nhất vẫn là an toàn sinh mạng của thủy thủ đoàn khi thiết bị không hoạt động đúng lúc cần thiết.

Giải pháp để tránh chi phí này là hợp tác với nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chứng từ nguồn gốc rõ ràng, chứng nhận hợp lệ và chính sách bảo hành minh bạch. Một khoản đầu tư hợp lý ngay từ đầu sẽ giúp con tàu vận hành an toàn, ổn định và tránh được những tổn thất nặng nề sau này.

Chi phí phát sinh từ việc thiếu giấy tờ, chứng nhận của thiết bị cứu sinh

Khi mua thiết bị cứu sinh, không ít chủ tàu chỉ tập trung vào chất lượng sản phẩm mà bỏ qua yếu tố hồ sơ pháp lý kèm theo. Việc thiếu giấy tờ và chứng nhận hợp lệ không đồng nghĩa sản phẩm là hàng giả hoặc kém chất lượng, nhưng vẫn có thể gây ra nhiều hệ lụy tốn kém.

Nguyên nhân khách quan

• Chậm trễ từ phía nhà sản xuất hoặc đăng kiểm: Một số thiết bị đã được sản xuất đạt chuẩn nhưng hồ sơ phê duyệt hoặc bản sao chứng chỉ chưa kịp hoàn thiện, đặc biệt khi hàng được nhập khẩu từ quốc gia khác.
• Khác biệt quy định giữa các tổ chức và quốc gia: Một thiết bị có thể đạt chuẩn của MED (Châu Âu) nhưng khi lắp lên tàu treo cờ quốc gia khác lại yêu cầu thêm chứng nhận USCG (Tham khảo USCG CG-ENG-4, Marine Equipment Approvals) hoặc CCS.
• Thay đổi tiêu chuẩn đột ngột: Cơ quan quản lý cập nhật quy chuẩn kỹ thuật mới, khiến chứng chỉ cũ không còn giá trị ngay trước thời điểm kiểm tra.

Nguyên nhân chủ quan

• Bộ phận mua hàng không kiểm tra kỹ hồ sơ khi nhận hàng, dẫn đến lắp đặt thiết bị chưa đủ giấy tờ.
• Thất lạc chứng chỉ trong quá trình vận chuyển, lưu kho hoặc bàn giao.
• Chủ tàu chậm hoàn thiện thủ tục đăng ký, đặc biệt với thiết bị cần xác nhận của cơ quan đăng kiểm trước khi sử dụng.

Các chi phí ẩn tiềm tàng

• Chi phí cấp tốc xin bản sao hoặc xác nhận lại từ nhà sản xuất hoặc đăng kiểm, thường đi kèm phí dịch vụ cao và chi phí chuyển phát nhanh quốc tế.
• Chi phí do tàu bị giữ hoặc chậm chuyến khi kiểm tra cảng (PSC) yêu cầu hồ sơ ngay, gây mất doanh thu, bồi thường hợp đồng và tăng phí neo đậu.
• Chi phí pháp lý và phạt hành chính: Một số quốc gia quy định rõ mức phạt nếu không xuất trình chứng nhận phù hợp, ví dụ Nhật Bản và Hàn Quốc theo khung phạt của Tokyo MOU.
• Chi phí thuê chuyên gia giám định để xác minh sản phẩm đạt chuẩn khi thiếu chứng từ ban đầu.
• Tăng rủi ro bảo hiểm: Công ty bảo hiểm có thể từ chối bồi thường hoặc tăng phí nếu không chứng minh được thiết bị tuân thủ quy định vào thời điểm xảy ra sự cố.
• Chi phí uy tín: Mất lòng tin từ đối tác và khách hàng khi tàu nhiều lần bị lưu ý hoặc ghi nhận thiếu sót trong báo cáo PSC.

Chi phí từ việc lắp đặt thiết bị cứu sinh sai kỹ thuật

Nhiều chủ tàu và đại lý thường nghĩ rủi ro lắp đặt sai thiết bị cứu sinh chỉ xuất phát từ khâu thi công. Thực tế, nguyên nhân cốt lõi đôi khi nằm ngay từ quyết định mua hàng:

• Mua thiết bị không đồng bộ: Ví dụ, mua xuồng cứu sinh và hệ thống thả từ hai nhà cung cấp khác nhau, không kiểm tra tính tương thích. Hệ quả là phải “chế” hoặc chỉnh sửa khi lắp, dễ dẫn tới sai lệch vị trí, độ cân bằng hoặc lực tác động khi thả.
• Mua thiếu trang bị, phụ kiện đi kèm: Áo phao, phao tròn, phao bè, đèn áo phao… nếu không được chuẩn bị đầy đủ và đồng bộ sẽ khiến việc lắp đặt không hoàn thiện, phải bổ sung gấp với chi phí cao hơn.
• Thiếu tài liệu hướng dẫn gốc: Một số thiết bị mua giá rẻ hoặc hàng đã qua sửa chữa không kèm đủ hướng dẫn sử dụng (manual), bản vẽ hoặc sơ đồ đấu nối. Thợ lắp phải dựa vào kinh nghiệm hoặc phỏng đoán, dẫn đến sai cấu hình.
• Sử dụng linh kiện thay thế không đúng chuẩn: Khi thiết bị mua từ nguồn không chính hãng, một số phụ kiện bị thay bằng loại “tương đương” nhưng không đạt thiết kế ban đầu, gây sai kích thước hoặc lệch thông số.

Chi phí ẩn phát sinh

• Chi phí sửa/ thay khẩn cấp: Phải thuê chuyên gia hoặc kỹ thuật viên của hãng từ xa đến cảng để chỉnh sửa hoặc thay mới thiết bị cứu sinh, kèm chi phí vận chuyển.
• Chi phí tàu bị giữ (detention): Nếu khi PSC (Port State Control) hoặc kiểm tra định kỳ phát hiện lắp sai, tàu có thể bị giữ lại, gây chậm chuyến, mất doanh thu, và bồi thường hợp đồng.
• Chi phí uy tín & hợp đồng: Khách hàng hoặc đối tác đánh giá thấp năng lực vận hành, ảnh hưởng đến việc ký hợp đồng sau này.

Chi phí do thiếu đào tạo và dịch vụ hậu mãi kém

Ngay cả khi mua thiet bi cuu sinh đạt chuẩn quốc tế, chi phí ẩn vẫn có thể phát sinh nếu thủy thủ đoàn không được đào tạo bài bản hoặc thiếu hỗ trợ kỹ thuật ban đầu. Nguyên nhân thường bắt nguồn từ:

• Thiết bị không kèm đủ tài liệu hướng dẫn (manual, sơ đồ, checklist).
• Không yêu cầu chứng nhận huấn luyện hoặc commissioning.
• Nguồn cung không có hỗ trợ kỹ thuật từ xa khi lắp đặt.
• Bỏ qua yêu cầu demo vận hành hoặc kiểm tra sau lắp đặt.
• Những thiếu sót này dễ dẫn tới thao tác sai, thiết bị hỏng trong quá trình diễn tập, hoặc không đáp ứng yêu cầu kiểm tra định kỳ.